Як стати продуктивніше: порада від творця сервісу Asana

Чудовий сервіс Quora продовжує радувати нас чудовими відповідями на актуальні питання. На цей раз ми хочемо вам розповісти, що повідав Джастін Розенштейн, відмінний програміст і інтернет-підприємець, який доклав свої сили до створення таких відомих проектів, як Gmail, Facebook і Asana, у відповідь на пропозицію поділитися своїми секретами продуктивності.

Як стати продуктивніше: порада від творця сервісу Asana

За час своєї роботи в якості програміста і керівника проектів Джастін на власному досвіді дізнався, яке величезне значення має правильна організація, і багато зусиль доклав для вивчення цього питання. В результаті він зрозумів, що ефективність будь-якої діяльності залежить від безлічі параметрів і вимагає оптимізації відразу за трьома напрямками: впорядкування вашого оточення, вашого розуму і власне процесу роботи.

Оптимізація навколишнього оточення

Уникайте будь-яких відволікань

Почнемо відразу з головного: мультизадачність шкодить вашій продуктивності!

Так, ваші відчуття можуть вас обманювати, і ви можете відчувати себе при одночасній роботі над кількома завданнями просто генієм продуктивності. Але насправді це не так, і численні наукові дослідження доводять це. Багаторазові постійні перемикання між завданнями дійсно уповільнюють роботу!

Тому перше і найважливіше – це фокус.

  • Увімкніть на своєму мобільному телефоні режим «Не турбувати».
  • Закрийте всі вікна і вкладки браузера, які не пов’язані з поточним завданням.
  • Вимкніть повідомлення про нові листи на своєму комп’ютері.
  • Вийдіть з усіх чатів.

Шукайте стан потоку

Якщо вас постійно відволікають і весь ваш день складається з мішанини зустрічей, дзвінків і розмов з колегами, то дуже важко знайти той особливий стан, який називають потоком. Саме в цьому стані досягається найкраща продуктивність і приходять вирішення навіть найскладніших завдань.

 

  • Виділіть спеціальний час для зустрічей і нарад. Нехай всі ваші колеги знають, що до вас краще звертатися тільки в цей час.
  • Якщо це можливо, то запропонуйте керівництву вашої компанії виділити один день в тиждень, коли не буде проводитися жодної наради.
  • Відслідковуйте свою продуктивність в різний час дня. Намагайтеся розподіляти завдання в відповідності зі зробленими спостереженнями.

 

Освоюйте робочі інструменти

Якщо ваша основна робота пов’язана з комп’ютером, то кожен раз, коли ви тягнетеся рукою до миші, ви втрачаєте кілька секунд і виходите зі стану потоку. Вивчайте і застосовуйте найнеобхідніші поєднання гарячих клавіш, які не тільки заощадять вам час, але й дозволять менше відволікатися.

  • Гарячі клавіші присутні не тільки в будь-якій програмі, але і в більшості веб-додатків. Багато з них ідентичні, так що, вивчивши одне поєднання клавіш, ви зможете застосовувати його постійно.
  • Використовуйте програму SizeUp для швидкого упорядкування вікон на робочому столі.

Оптимізація розуму

Все, що вам необхідно знати про правильну мотивацію і залученість, ви знайдете в книгах американського журналіста і письменника Тоні Шварца. З них ви дізнаєтеся, що насправді слід керувати не часом або завданнями, а своєю енергією.

Робіть регулярні перерви

Здоровий глузд підказує нам, що чим більше часу ми проводимо за роботою, тим більше ми зробимо. Але це зовсім не відповідає дійсності. Люди не роботи, нам потрібен час для відновлення і відпочинку. Дослідження показують, що невелика перерва кожні 90 хвилин дозволяє значно збільшити вашу загальну продуктивність.

Дбайте про своє тіло

  • Пийте воду. На початку кожного дня я ставлю п’ять високих склянок води на свій стіл. Я випиваю їх всі до кінця дня. Їх наявність не дає мені забути про необхідність більше пити.
  • Правильно харчуйтеся. Рясний обід з надлишком вуглеводів може стати справжньою катастрофою для вашої продуктивності.
  • Займайтеся спортом. Кардіотренування, принаймні два рази на тиждень, дадуть вам додатковий приріст енергії.
  • Коротше кажучи, переконайтеся, що ви використовуєте свій вільний час не для того, щоб шкодити собі, а навпаки, щоб відновлювати і збільшувати запас своєї енергії.

Знайдіть причини прокрастинації і усуньте їх

Ми прокрастинуєм зазвичай не через те, що патологічно ліниві, немає. Зазвичай причина полягає в тому, що завдання, яке стоїть перед нами викликає у нас будь-який прихований (або явний) дискомфорт. Уникнути цього можна наступними способами:

 

  • Постарайтеся чесно зізнатися собі, в чому полягає причина ваших зволікань і відкладань. Запишіть на папері, що конкретно вам не подобається у вашій роботі або поточної задачі.
  • Розбийте задачу на кілька легких кроків і виконуйте їх по черзі.
  • Якщо ви не в змозі змусити себе виконати будь-яку справу зараз, то переходите до іншої, більш легкої і приємної, а не починайте тут же безцільно перегортати стрічку Facebook. У такому випадку ваша робота буде хоч якось рухатися, а не стояти на місці.

 

Оптимізація процесу

Складіть ясний план роботи. Чітко розподіліть в ньому всі свої завдання по важливості і терміновості. Саме точна пріоритизація справ є ключем до продуктивності.

 

  • Не починайте виконання роботи, поки всі наступні кроки не стануть для вас кристально ясними і зрозумілими.
  • Почніть з головного. Визначте, в чому полягає ваша мета. Чому ви хочете її досягти? Які кроки необхідні для її досягнення? Хто відповідає за кожен крок? У якому порядку повинні виконуватися дії?

 

Зберіть команду. Деякі люди вважають за краще працювати поодинці, але великі справи так не робляться.

 

  • Знайдіть товариша по команді, з яким вам буде найлегше співпрацювати. Іноді зустрічаються завдання, над якими можна битися кілька днів наодинці, але вони ж будуть завершені за пару годин за допомогою партнера. «Парне програмування» є поширеним прийомом у розробці програмного забезпечення, але це може бути застосовано і для всього іншого.
  • Якщо ви все ж таки віддаєте перевагу працювати самостійно, то проводите іноді короткі наради з самим собою. Можна прямо в текстовому редакторі чи журналі задавати собі питання про те, над чим ви зараз працюєте, з якими труднощами зіткнулися, які завдання вам належить вирішити. Формулювання і запис відповідей на ці та інші питання здорово допомагають подивитися на процес як би з боку.
  • Призначайте і публічно озвучуйте дедлайни. Якщо ви впевнено сказали перед усіма, що закінчите цю роботу до п’ятниці, то вам доведеться зі шкіри геть лізти, щоб не уславитися пустословом.
  • Відслідковуйте прогрес виконання кожного завдання. Зрозуміло, як творець сервісу Asana, я рекомендую для організації індивідуальної та командної роботи саме його.
  • Залишайте час в кінці кожного дня для підведення підсумків. Постарайтеся чесно оцінити для себе ваші поточні досягнення і невдачі. Робіть висновки з допущених помилок.

 

Перераховані вище поради і трюки окремо значать занадто мало, щоб в одну мить зробити вас найпродуктивнішою людиною на світі. Але всі разом вони шикуються в потужну систему, яка допоможе вам працювати у багато разів ефективніше.

(via)

Поширити
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *